En los últimos tiempos me ha tocado participar en varios proyectos relacionados con las comunidades de práctica. Como en todos los temas que manejamos no siempre es fácil anticipar para las empresas qué posibles beneficios puede traer la implantación de una dinámica de este tipo en una organización, así que me he puesto a darle algunas vueltas al asunto y apoyándome en el informe “Promoting and assessing value creation in communities and networks: a conceptual framework” he querido concretar en cuatro las formas en las que las comunidades de práctica aportan valor.

Valor en forma de efecto inmediato

Debido a la propia interacción entre los miembros de la comunidad son frecuentes los casos en los que una persona ayuda a otra a solucionar un problema concreto, a encontrar esa información o dato que uno necesita pero que nunca encuentra, a conocer ese pequeño/gran truco para utilizar de forma más fiable una herramienta informática, a poner en contacto a un miembro de la comunidad con una tercera persona que puede resolver un problema puntual, a explicitar una oportunidad nunca antes percibida, etc. etc. Se trata de mejoras no planificadas, e imposibles de anticipar, y de aplicación sencilla e inmediata, que cada miembro de la comunidad va sumando y que emergen espontáneamente del simple hecho de compartir espacio, tiempo e intereses.

Valor en forma de conocimiento

La actividad de una comunidad no siempre se materializa en valor de forma inmediata. Las comunidades hacen crecer el stock de conocimiento de las personas que la integran, conocimiento que posteriormente se podrá aplicar o no a su actividad profesional pero que en cualquier caso está ahí para ser potencialmente aplicado y eso en sí constituye un valor ¿qué tipo de conocimientos o habilidades adquieren los integrantes de una comunidad de práctica? Pueden ser de varios tipos entre los que destacaría;capital social o dicho de otra forma la posibilidad de acceder al conocimiento distribuido en posesión de otras personas de la comunidad; recursos materiales ya que muchas veces ser parte de una comunidad supone acceso a información o herramientas tecnológicas (herramientas de colaboración online) que otras personas no poseen; reputación en tanto que ser parte de una comunidad puede ser un signo de reconocimiento en un campo de interés o bien porque ser parte de la comunidad puede significar ser participe de una decisión o influir en la decisión final que puede adoptar otro órgano; habilidades colaborativas puesto que la comunidad es un espacio, tanto físico como digital de participación, las personas que las integran terminan desarrollando capacidades relacionadas con dinámicas que favorecen el intercambio de conocimiento off-line y online que pueden utilizar en otros espacios profesionales.

Valor en forma de cambios en el contexto organizativo

Las comunidades de práctica son, efectivamente, un espacio para compartir conocimiento pero normalmente tienen una ambición mayor que ésta y es la de cambiar cómo se hacen las cosas en la organización. Puede haber muchos y variados ejemplos; mejorar un proceso que no está funcionando, proponer una nueva forma de enfocar una tarea en la organización, repensar el papel de un colectivo profesional, poner en marcha una nueva actividad, desarrollar nuevas ideas de productos y servicios, etc.

Valor en forma de cambios en la gobernanza

A medida que las comunidades toman más protagonismo en una organización, resulta más evidente para ésta que la forma en la que deben tomarse las decisiones no debe ser sobre una base jerárquica, sino más bien horizontal y colaborativa. Logicamente, esto genera tensiones si la estructura formal no asume su perdida de poder en favor de un modo de actuar más descentralizado y distribuido. En resumidas cuentas, las comunidades no solo aportan valor por las cosas que hacen, sino por ser una nueva forma de hacer y decidir en la empresa con un mayor potencial de compromiso por parte de toda la organización. Extraer esta enseñanza de un proyecto de puesta en marcha de comunidades de práctica y extrapolarlo a otras facetas de la gestión es un estupendo colofón a un proyecto de este tipo.

En mi corta experiencia las organizaciones ponen en marcha proyectos de este tipo pensando en las dos primeras formas de creación de valor. Sin embargo, las personas que acceden a participar de forma proactiva en las comunidades buscan sobre todo cambios a través de las dos últimas formas de creación de valor que he mencionado. Esto genera cierto conflicto ya que la estructura formal no siempre está en condiciones de asumir los cambios propuestos por la comunidad de práctica y, mucho  menos, de aceptar sin resistencia un cambio en las reglas juego de la gobernanza. Total, que podemos terminar por desmotivar y frustrar a los integrantes de las comunidades porque sus esfuerzos no se ven recompensados por cambios reales en su entorno y a los promotores del proyecto (la dirección de la organización) sorprendidos y enfadados porque lo que era una apuesta por el aprendizaje y la gestión del conocimiento ha derivado en un problema organizativo que no esperaban.  En resumen, más vale tener en cuenta las diferentes formas de crear valor de las comunidades de práctica y  lo que esperan de ellas sus integrantes antes de liarse la manta a la cabeza.

Uno de los proyectos en los que estamos trabajando con esto de las comunidades de práctica es el que se está desarrollando dentro del Plan de Innovación Pública del Gobierno Vasco, os dejo un vídeo donde se intenta contar lo que intentamos hacer en él.